O armazenamento digital é um recurso importante nos dias de hoje. Conforme a quantidade de criação de conteúdo aumenta, os dados precisam ser armazenados em algum local. No entanto, a demanda vem com questões e confusões sobre a melhor forma de armazenar esses dados.
Há muitas opções para conservar seus arquivos, recursos, dados etc. A opção que você escolherá depende de suas vontades e necessidades profissionais ou pessoais.
São exemplos de várias opções:
- Disco rígido do computador;
- Pendrive;
- CD;
- HD externo;
- Nuvem;
Essa variedade de opções significa que não há um jeito ‘melhor’ de armazenar seus arquivos, mas opções diferentes que atendem objetivos diversos. Assim, uma autoavaliação de suas necessidades deve ser o primeiro passo.
Sugerimos que você faça alguns questionamentos:
- “De quanto espaço eu preciso?”. Você não precisa saber essa resposta logo de cara. Se você gosta de guardar tudo, então talvez você esteja procurando a maior solução que conseguir. Porém, você pode trabalhar melhor com um limite menor, para organizar eficientemente seus arquivos e manter apenas o necessário.
- Estou disposto a gastar dinheiro ou só quero uma opção gratuita?
- Eu preciso de uma solução simples ou uma com funções e customização adicionais?
- Quão preocupado estou com privacidade? Considere a delicadeza da informação e a acessibilidade da plataforma de armazenamento.
- Eu preciso de habilidades com criação de dados ou compartilhamento de arquivos para além de apenas armazenar?
- Importa se eu não puder acessar os arquivos caso não tenha internet? Acesso ao armazenamento em nuvem é influenciado por quedas ou baixa performance da internet.
- Estou trabalhando com pesquisa de dados como parte de minha pós-graduação? Se estiver, leia: Gestão de Dados Científicos.
Armazenamento Local
Computadores da USP
Os computadores, disponíveis para o uso comum na USP, permitem que você conecte e use um pendrive ou um HD externo.
Pen drive
Usar um pen drive para armazenar e acessar seus arquivos é uma escolha usual na USP. As vantagens são a simplicidade de acesso a diversos tipos de tamanho de armazenamento, por preços razoáveis. Muitas lojas têm desconto para que você adquira pen drives baratos, porém é melhor adquirir um pen drive de boa qualidade para garantir a compatibilidade e a durabilidade. Uma das maiores desvantagens de um pen drive é a possibilidade de perdê-lo ou danificá-lo, perdendo os arquivos. Portanto, é recomendável que você armazene seus arquivos em mais de um lugar, para que um pen drive perdido com suas tarefas, não lhe ocasione perdas e danos.
Armazenamento em nuvem
Há vários sistemas de armazenamento em nuvem. As soluções listadas abaixo são gratuitas, sem período de teste, e podem ser um bom lugar para se começar. Há outros fornecedores que podem oferecer mais, porém possuem períodos de teste, cobranças ou outras exigências.
| Solução | Tamanho | Acesso na web | Compartilhável | Disponível na USP | Criação de arquivos |
| Google Drive | 15GB | Sim | Sim | Sim, através do e-mail USP. | Aplicativos online do Google criam e armazenam arquivos |
| OneDrive | 15GB | Sim | Sim | Sim | Você pode usar o Office 365 para criar arquivos e salvá-los no OneDrive |
| Apple iCloud | 5GB | Sim | Sim | Não | Limitado ao navegador da web ou aos aplicativos oficiais da Apple |
| DropBox | 2GB | Sim | Sim | Não | Não |
Capacidade de armazenamento
Para se ter uma ideia do que significam as diferentes soluções mencionadas acima, a tabela abaixo esboça quantos documentos cada um deles pode guardar. Para esse exemplo, nós usamos um documento de 2000 palavras, com algumas poucas imagens e a formatação básica do Microsoft Word 2016, cujo tamanho é 816KB.
| Serviço | Tamanho do armazenamento | Número de documentos |
| H:/ (Home) drive | 100MB | 120 documentos |
| Pen drive | 4GB | 4900 documentos |
| Google Drive | 15GB | 18,000 documentos |
Backups
Você sabe que fazer o backup de seus arquivos é muito importante, mas você realmente faz isso? Seguir os passos para fazer o backup de seus arquivos e dados não precisa ser difícil. Você deve desenvolver um plano gerenciável de backup para suas necessidades, para que você não acabe colando um cartaz como este abaixo.
Um exemplo de alguém que deveria ter tido um plano de backup. Fonte: Working with Files. Adaptado por: Giulia Silva.
Planos de backup
O plano básico de backup é manter cópias de seus arquivos em diversos locais. Na prática, isso significa salvar seu arquivo e então copiá-lo para um local diferente. Por exemplo, um pen drive, um HD externo ou em um armazenamento em nuvem, e não apenas em uma pasta diferente no mesmo computador.
Várias mídias de armazenamento que podem ser usadas para o backup.
Nem todos os arquivos que você possui precisam de um plano ativo e elaborado de backup, por serem facilmente recriados ou não serem importantes. Alguns aplicativos ou ferramentas fazem backup automático. Por exemplo, no passado, fotos de família precisavam ser armazenadas em um local seguro, por serem memórias insubstituíveis. Já nos dias de hoje, a maioria das fotos são tiradas com um smartphone.
A Apple, a Microsoft e o Google salvam cópias dessas fotos na sua conta para que elas possam ser acessadas de qualquer computador ou dispositivo. Se você perder ou substituir seu celular, suas fotos não estarão perdidas. Confira o seu dispositivo e as configurações de sua conta para se assegurar disso.
Backup automático
Fazer o backup dos arquivos em um pen drive, HD externo e então para uma nuvem, após cada atualização ou mudança, é um processo muito incômodo e demorado.
Soluções de armazenamento em nuvem frequentemente possuem um aplicativo desktop que você pode baixar, para fazer o backup localmente e na nuvem. Também há várias opções para sincronização com pen drive e HD externo. Esses tipos de solução te permitem criar escalas e regras, para que se faça o backup das pastas dos seus arquivos do computador para o seu dispositivo desejado. Algumas opções são:
Enquanto backups automáticos economizam tempo, eles exigem configurações e podem não ser tão eficientes ou tranquilizadores quanto fazer um backup manual.
