Colaboração envolve trabalhar com outra pessoa ou grupo para alcançar um resultado. Quando o processo ocorre online, isso cria novos desafios, mas também facilita a troca de ideias, o planejamento de tarefas, e a produtividade através do uso de ferramentas de colaboração online.
Tarefas e projetos em grupo
No ambiente estudantil, é provável que seja necessário realizar tarefas e projetos em grupo. Isso pode ajudar a desenvolver uma comunicação eficiente e habilidades de liderança, como fomento de competências para o trabalho, já que no ambiente profissional é comum o trabalho em equipe com colegas para realizar tarefas ou projetos. Porém, isso pode ser particularmente frustrante no ambiente escolar, pois há pressão adicional de ter o trabalho pontuado, além de outras disciplinas para fazer. Pensando nisso, ferramentas e técnicas de colaboração online podem tornar mais fácil a tarefa de trabalhar em grupo. Lembre-se, também, de manter o maior padrão de integridade acadêmica no trabalho.
Contrato ou carta do grupo
A Universidade de Queensland desenvolveu um vídeo no qual apresenta algumas orientações básicas para a colaboração online em grupo. Veja:
Use esse exemplo de carta de grupo (PDF, 98KB) para dar orientações ao grupo.
Lidando com problemas de colaboração
Tente as seguintes técnicas para lidar com eventuais problemas:
- Comunique-se com regularidade. Todos devem fazer um acordo para verificar com regularidade suas mensagens. Quando a equipe tiver um problema de acesso, talvez seja preciso checar mensagens com mais frequência, no caso de membros da equipe terem questões ou preocupações de última hora;
- Planeje encontros online regulares. Use uma ferramenta de voto (ex: Doodle poll) para decidir as datas e os horários favoráveis a todos;
- Acabe as comunicações com os passos posteriores claramente definidos, para que todos os membros do grupo saibam exatamente o que é esperado deles;
- Use uma ferramenta de votação e brainstorming online (Tricider, p. ex.) se os membros do grupo não conseguirem concordar em algo. Há opções que permitem votos ocultos ou anônimos, caso sinta que há necessidade;
- Use uma ferramenta de mensagens que permita tópicos de discussão. Caso uma pergunta seja feita em uma ferramenta que não tenha tópicos de discussão, como o Messenger, a questão pode se perder. Quanto mais mensagens forem publicadas, mais distante ficarão na exibição da pergunta original, inviabilizando até o acesso de novos membros a ela;
- Escolha uma ferramenta que permita compartilhar e colaborar em documentos com facilidade.
A seção Escolhendo a ferramenta certa lista ferramentas online que podem ajudar a fazer todos esses passos.
Encontros online
Pense sobre a última vez que precisou fazer um encontro online ou uma videochamada. Quais foram os problemas? O que poderia ter sido feito de diferente para melhorar a qualidade do encontro?
Encontros online ou videoconferências são ótimas formas de descobrir o que os membros do grupo estão pensando e fazendo, além de trazer movimento ao projeto. Utilize a tela compartilhada para examinar ideias e documentos como uma equipe.
Seguem passos para encontros online bem-sucedidos:
- Prepare seu equipamento – você precisará de um computador com uma conexão à internet confiável; fones de ouvido, microfone; e um espaço silencioso;
- Decida qual ferramenta de videoconferência será usada (veja a seção Ferramentas colaborativas para sugestões);
- Envie um link para o encontro com antecedência;
- Esteja pronto por volta de 10 minutos antes do encontro – abra quaisquer páginas da web ou documentos que você precisará durante a sessão. Se compartilhar a tela, feche tudo o que você não quer que mais alguém veja.
- Prepare uma agenda simples antes do encontro e envie ao grupo, para que todos saibam exatamente o que precisa ser discutido. Isso também ajuda a conferir se o encontro possui um propósito. Tudo o que não estiver na agenda pode ser discutido depois;
- Mantenha-se positivo e siga todas as recomendações de etiqueta online. Se discordar das ideias ou ações de outras pessoas, concentre seu feedback no problema, em vez de culpar a pessoa;
- Tente não se distrair. Pergunte diretamente a cada membro se você sentir que eles não estão conseguindo oportunidade de fala;
- Compartilhe um resumo do encontro e das ações acordadas com o grupo, para que todos saibam o que se espera deles em seguida.
Colaborando em um documento
Caso seu grupo esteja enviando vários documentos por e-mail, pode ser fácil perder a última versão. Ao colaborar em um documento, utilize uma ferramenta online que:
- Armazene seu documento em um drive compartilhado e que todos os membros do grupo tenham acesso;
- Permita aos membros do grupo escreverem e editarem ao mesmo tempo;
- Mostre o histórico e permita voltar a uma versão anterior, caso necessário;
- Baixe o arquivo como um documento Word, PDF ou outro formato semelhante.
A seção Ferramentas de escrita dá exemplos de ferramentas úteis para criar documentos colaborativos.
Privacidade
Manter a sua privacidade pode ser uma preocupação quando você estiver usando ferramentas online ou redes sociais para colaborar. Assim, garanta que conferiu as configurações das suas contas para limitar a quantidade de informações que os outros podem ver sobre você ou de membros do grupo. Você pode querer manter sua identidade pessoal separada da sua instituição educacional ou vida profissional. Se um membro não quiser usar redes sociais para se comunicar, não entre em pânico. Há outras ferramentas que você pode usar, como o Slack – descubra mais sobre o Slack na seção Ferramentas colaborativas. Nosso módulo sobre Fundamentos da internet é direcionado a solução de problemas de privacidade online.
